MEMILIH STRATEGI MAINTENANCE SAAT DIHARUSKAN MELAKUKAN COST REDUCTION

Oleh  : Yoga Ernanto Prabowo

Jika kita tidak bisa menjual semua yang kita produksi, maka mengurangi salah satu komponen biaya menjadi satu-satunya cara untuk meningkatkan margin atau laba, tetapi itu sebenarnya adalah perspektif dari akuntansi sederhana yang seharusnya tidak perlu terjadi. Pengendalian ataupun pengurangan biaya (Cost Reduction) sering dianggap kunci untuk mencapai profitabilitas tetapi dalam kasus pemeliharaan alat produksi / maintenance equipment itu bisa menjadi sebuah kesulitan. Pengendalian biaya menjadi peluang biaya yang sangat besar jika tidak mampu mengambil keuntungan dari peluang yang dimiliki.

g

Gambar diatas menunjukkan kurva dasar-dasar biaya. Seiring dengan meningkatnya produksi, maka pendapatan dan biaya operasional meningkat. Pendapatan akan menjadi nol saat nol produksi dan akan meningkat ke 100% saat output produksi 100% (jika Anda dapat mencapainya). Biaya tetap / Fixed cost (misal : penyusutan leasing, energi untuk keperluan kantor, menjawab telepon, dll) membuat titik awal untuk kurva biaya di atas nol. Dalam Gambar diatas ditunjukkan bahwa biaya juga akan meningkat saat output produksi meningkat, dan selang beberapa titik akhirnya pendapatan akan melebihi biaya dan menghasilkan profit. Tingkat produksi harus dicapai di atas titik 60% dari BEP untuk menghasilkan margin (laba sebelum pajak). Margin ditunjukan oleh gap atau celah antara grafik pendapatan vs biaya ke arah kanan dari titik BEP. Di grafik tersebut ditampilkan tingkat produksi diasumsikan pada 80% dari Total kapasitas. Pada tingkat kapasitas tersebut margin seperti yang ditunjukkan adalah 5% dari pendapatan

Sekarang begini, tujuan utama sebuah Bisnis adalah untuk memaksimalkan penghasilan. Organisasi bisnis yang dapat menghasilkan produksi maksimal, akan meningkatkan pendapatan dan keuntungan (dengan asumsi pasar akan menyerap produksi) sekaligus memiliki kemampuan untuk mengurangi biaya, dibandingkan organisasi yang menghasilkan sedikit keuntungan.

Cost Reduction atau pemotongan biaya akan mempengaruhi kurva biaya menjadi turun (vertikal) jika kita dapat mengurangi biaya tetap / fixed cost. Cost reduction juga akan mengurangi kemiringan kurva jika biaya variabel berkurang. Ini adalah salah satu contoh “worst case” skenario di mana biaya tetap tidak berubah (lihat referensi grafik dibawah)

h

Grafik diatas hanya mengurangi kemiringan kurva biaya dengan menurunkan biaya operasi (yang ditunjukan pada kurva “operating cost improved”). Segala jenis Pengurangan biaya (baik tetap atau variabel) akan menggeser titik BEP untuk bergerak ke kiri dan meningkatkan margin lebih cepat. Gap atau celah antara kurva pendapatan dan biaya juga akan lebih besar. Kurva Improvement terhadap cost ditunjukkan pada Gambar yang kedua dengan titik BEP yang baru di atas 50% dari kapasitas produksi.

Dalam skenario ini operasi produksi menghasilkan margin keuntungan pada tingkat produksi yang lebih rendah dan celah gap antara pendapatan dan biaya melebar. Bahkan jika tingkat produksi tetap tidak berubah pada 80%, margin akan meningkat dari 5% sampai 9%, peningkatan yang fantastis !

Katakanlah jika kita bisa memanfaatkan peningkatan produksi, baik dalam menjual lebih banyak produk ke pasar, atau untuk memenuhi tuntutan dari pasar yang ketat. Maka jenis maintenance dan pemeliharaan alat produksi macam apa kira-kira yang diperlukan? Level tertinggi dari ketersediaan alat (Physical Avaliability) atas pemeliharaan bisa mencapai 90% atau lebih (study kasus salah satu pemain industri kontraktor pertambangan), dan pencapaian PA rata-rata adalah 80%. Dengan asumsi PA tersebut kita dapat memanfaatkan kapasitas itu. Maka jika kita meningkatkan tingkat produksi dari 80% menjadi 90%, berdasarkan simulasi Grafik yang kedua diatas margin juga akan meningkat menjadi 12% !! Apa yang bisa kita lakukan untuk mencapai itu?

Kita membutuhkan Maintenance yang lebih dapat diandalkan, karena pengurangan biaya saja tidak akan memberikan lebih banyak kapasitas produksi.

Mari kita berasumsi bahwa kinerja dan performa pemeliharaan alat kita  telah lebih atau berkurang dari angka “rata-rata.” Dalam hal ketersediaan alat (PA) kita akan menjadi sekitar 80%. Jika staf produksi dan operator alat dapat terutilisasi secara penuh, maka output produksi maksimum kita adalah 80% dari total kapasitas (jika beroperasi normal tanpa insiden ataupun mis-operation). Seperti ditunjukkan pada Gambar. 1. Biaya pemeliharaan bervariasi dari 5% sampai 50% dari biaya operasi, tergantung pada jenis industri, dengan biaya rata-rata sekitar 20%.

Untuk ilustrasi mari kita asumsikan Biaya pemeliharaan berkisar pada nilai rata-rata saja, yaitu 20%. Jika kita meningkatkan kinerja pemeliharaan ke tingkat kinerja yang tinggi maka kita bisa mengurangi biaya yang sekitar 20%, turun menjadi 15% dari biaya operasional.

Seperti apa patokan kinerja untuk mencapai performa yang tinggi ?

Pemanfaatan Tenaga Kerja meningkat melalui praktek manajemen kerja yang lebih baik. Seiring dengan tingkat persaingan bisnis kita akan mendapatkan lebih banyak pekerjaan yang dilakukan dengan jumlah yang sama atau mungkin lebih sedikit orang dan mengelola backlog (pekerjaan tertunda) yang lebih baik. Pemanfaatan waktu jam bekerja efektifnya adalah mencapai lebih dari 52%. Agar hal tersebut bisa terjadi, kita harus menyelesaikan pekerjaan yang dijadwalkan selesai tepat pada waktunya. Lebih banyak pekerjaan yang harus dijadwalkan, juga harus direncanakan sepenuhnya, material / parts harus tersedia dan harus ada sedikit gangguan dari kerusakan tak terduga.

Seorang yang berkinerja tinggi melakukan perencanaan pekerjaan yang lebih baik dan melakukan koordinasi kebutuhan material dan parts. Mereka tidak menjadwalkan tanpa rencana atau tanpa mengetahui material maupun spare parts yang tersedia. Mereka menderita kerusakan lebih sedikit karena melakukan pekerjaan yang lebih proaktif tanpa “kelebihan program repair”. Melakukan terlalu banyak pekerjaan yang salah dapat menyebabkan kegagalan. Mereka lebih mengandalkan monitoring kondisi peralatan dari sebuah pekerjaan preventif. Mereka mengetahui secara relatif bahwa sebenarnya kegagalan sebuah komponen dan alat adalah murni karena usia atau penggunaan / kesalahan operasi. Mereka melakukan lebih sedikit overhaul, lebih sedikit kegagalan, lebih banyak MTBF dan secara keseluruhan lebih sering mencatatkan status “uptime” ketimbang “downtime”.

Memilih pendekatan proaktif maintenance secara benar, membutuhkan pola pikir tentang mode kegagalan alat, beserta konsekuensi yang diakibatkan jika komponen tersebut gagal dan bagaimana serta apa treatment yang terbaik. Pendekatan terbaik salah satunya adalah metode Reliability Centered Maintenance (Pemeliharaan berbasis Kehandalan)

Organisasi yang berkinerja tinggi berinvestasi dalam perencanaan, penjadwalan, koordinasi kebutuhan material dan RCM. Mereka memperlakukan ini sebagai investasi, bukan biaya, dan berpikir bahwa “kita WAJIB tumbuh dan berkembang”. Seperti organisasi kebanyakan, banyak yang telah melalui periode konsep “run to failure” kemudian “operation and fix after breaks”. Mereka berjuang dengan minimnya anggaran dan kurangnya kerjasama dari operator mereka. Mereka harus menemukan cara untuk “membenarkan” Cost Proactive Maintenance.

Mereka harus mengakui bahwa tidak dapat mencapai perbaikan ini dengan berfokus hanya pada satu daerah perbaikan. Perencanaan Maintenance, penjadwalan, koordinasi supply material, dan RCM semua bekerja saling ketergantungan untuk hasil terbaik seperti sebuah “makanan 4 sehat, 5 sempurna”. Masing-masing jenis “makanan” memberikan beberapa manfaat sendiri, tapi itu adalah kombinasi yang benar-benar memberikan hasil terbaik. Memperbaiki satu area proses saja, seperti perencanaan, tidak akan memberikan penghematan besar. Demikian pula, tidak menggunakan RCM maka tidak akan memberi pengaruh apa-apa untuk menuntut sebuah alat produksi yang handal.

Sebenarnya investasi sebuah CMMS juga tidak begitu memberikan pengembalian investasi yang tinggi dan sangat membutuhkan biaya serta mahal, apalagi jika SDM nya benar-benar tidak mengimplementasikan sebuah CMMS dengan baik. Perlu mengambil pendekatan yang seimbang dan bertahap.

Pengendalian biaya masih menjadi suatu hal yang penting, karena akan mengidentifikasi di mana kita “memiliki rasa sakit keuangan” yang disebabkan oleh masalah kehandalan peralatan. Manfaat lainnya juga akan muncul seperti jumlah insiden yang berkurang, pencemaran lingkungan yang lebih sedikit (akibat denda dan biaya pembersihan), dan hasil bisnis yang lebih dapat diprediksi, investasi modal berkurang (aset yang lebih tua menjadi lebih awet), premi asuransi yang lebih rendah, peningkatan kualitas kinerja, peningkatan moral karyawan dan lebih sedikit tidur malam. Kita mungkin tidak dapat memperkirakan ini di depan, tetapi dapat kita lacak saat membuat perubahan.

Melakukan pemeliharaan yang tepat, dengan cara yang benar dan pada waktu yang tepat memberikan nilai lebih dalam banyak cara. Berfokus hanya pada biaya pemeliharaan untuk meningkatkan profitabilitas pada akhirnya akan membawa kita ke dalam kesulitan atau mencegah keluar dari kesulitan itu. Yang sering disalahpahami adalah Cost Reduction sering diinformasikan dan disalah-artikan dalam bentuk pengurangan jam training karyawan, mengurangi jumlah pegawai, mengurangi porsi makanan, mengurangi aktivitas pemeliharaan alat namun kurang proaktif, dll . Manager cerdas tahu bahwa dengan meningkatkan beberapa area pengeluaran yang dimanfaatkan dengan bijak akan benar-benar menghasilkan pengurangan pengeluaran non-discretionary untuk perbaikan.

SALAM MAINTENANCE

-YEP-

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s